Commit d18074f1 authored by Rutger van Sleen's avatar Rutger van Sleen

Structuur aangepast, kleine andere aanpassingen.

Tekst verschoven, spellingsfoutjes aangepast, zinnen hier en daar wat
anders laten lopen.
parent 999114ea
# Hoe te mailen vanuit je functie
Binnen het bestuur en een commissie (zoals de programma commissie) vervul je een taak. Bij de meeste functies hoort een emailadres. Denk aan functies als de voorzitter, penningmeester en secretaris. Die hebben elk een mailadres met die functie er in zodat mensen niet naar een persoon, maar naar een functie kunnen mailen. Aan- en afmeldingen kunnen altijd naar `secretaris@nllgg.nl` gestuurd worden, ongeacht wie er op dat moment die functie bekleed.
Binnen onze mailsoftware is er een map `secretaris`. Alle mail voor `secretaris@nllgg.nl` komt daarin.
Om zaken voor de ontvangers duidelijk te houden is het daarom belangrijk dat mail ook verzonden wordt met `secretaris@nllgg.nl` als _afzender_.
Ook is het belangrijk dat wanneer een ontvanger reageert op een mail, afkomstig van secretaris, deze reactie weer aan `secretaris@nllgg.nl` wordt verzonden.
Ten slotte willen we graag een overzicht behouden van wat er vanuit verschillende functie verstuurd wordt, zonder dat de secretaris steeds mails uit de `Sent items` map naar de `secretaris` map moet verplaatsen. Daarom voegen we hieronder steeds ook een `BCC` naar onze eigen functie in. Dat is met name belangrijk wanneer meerdere mensen gezamenlijk een functie bekleden, zoals bijvoorbeeld in de programma commissie. Ieder lid dat in de `progcie` map kan kijken ziet meteen dat een mail beantwoord is.
Deze manual legt uit hoe je onze mailsoftware (Roundcube) zo kunt instellen dat dit goed werkt.
Binnen het bestuur en een commissie (zoals de programmacommissie) vervul je een taak. Bij de meeste functies (zoals voorzitter, penningmeester en secretaris) hoort een e-mailadres. Zo kunnen mensen niet naar een persoon, maar naar een functie mailen.
Momenteel staat hieronder alleen instructies voor onze webmail. Aanvullingen voor andere software zijn van harte welkom. Let daarbij op dat mail ook via onze server uitgezonden moet worden anders wordt de mail op goed geconfigureerde mailservers, geweigerd omdat alleen onze mailserver in het [SPF](https://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework) record staan.
## Voorbeeld: mail van de secretaris
Binnen onze mailomgeving is er een map `secretaris`. Alle mail voor _secretaris@nllgg.nl_ komt daarin.
Om zaken voor de ontvangers duidelijk te houden, is het daarom belangrijk dat mail ook verzonden wordt met _secretaris@nllgg.nl_ als afzender.
Ook is het belangrijk dat wanneer een ontvanger reageert op een mail, afkomstig van secretaris, deze reactie weer aan _secretaris@nllgg.nl_ wordt verzonden.
Ten slotte willen we graag een overzicht behouden van wat er vanuit verschillende functies verstuurd wordt. Daarom voegen we hieronder steeds ook een **BCC** naar onze eigen functie in. Dat is met name belangrijk wanneer meerdere mensen gezamenlijk een functie bekleden, zoals bijvoorbeeld in de programmacommissie. Ieder lid dat in de `progcie` map kan kijken ziet meteen dat een mail beantwoord is.
# Webmail
Deze manual legt uit hoe je onze [webmail](https://webmail.nllgg.nl) (Roundcube) zo kunt instellen dat dit goed werkt.
## Een signature instellen
......@@ -17,19 +25,19 @@ Deze manual legt uit hoe je onze mailsoftware (Roundcube) zo kunt instellen dat
|Setting|Value|Value|
|---|---|---|
|Display Name|Secretaris NLLGG|Programma commissie NLLGG|
|Display Name|Secretaris NLLGG|Programmacommissie NLLGG|
|Email|`secretaris@nllgg.nl`|`progcie@nllgg.nl`|
|Company|Nederlandse Linux Gebruikers Groep|Nederlandse Linux Gebruikers Groep|
|Reply-to|`secretaris@nllgg.nl`|`progcie@nllgg.nl`|
|Bcc|`secretaris@nllgg.nl`|`progcie@nllgg.nl`|
Als je ook mails op persoonlijke titel moet kunnen versturen stel we `Set default` het beste niet in.
Als je ook mails op persoonlijke titel moet kunnen versturen stel je `Set default` het beste niet in.
- Voeg vervolgens deze **Signature** toe:
```
Met vriendelijke groet,
JOUW EIGEN NAAM, secretaris Nederlandse Linux Gebruikers Groep
JOUW EIGEN NAAM, FUNCTIE Nederlandse Linux Gebruikers Groep
https://nllgg.nl/
https://gitlab.com/nllgg/
https://www.meetup.com/Nederlandse-Linux-Gebruikers-Groep-Bijeenkomsten/
......@@ -44,6 +52,4 @@ Deze manual legt uit hoe je onze mailsoftware (Roundcube) zo kunt instellen dat
- Herhaal dit process voor je persoonlijke mail, maar dan zonder dat `Reply-To` adres en `BCC` adres.
- Wanneer je meerdere functies bekleed herhaal je dit voor elke afzonderlijke functie.
Wanneer je nu een nieuwe mail gaat 'composen' kun je bovenaan kiezen uit verschillende `From` keuzes.
Ik heb deze manual alleen geschreven voor onze Roundcube installatie. Aanvullingen voor andere software zijn van harte welkom. Let daarbij op dat mail ook via onze server uitgezonden moet worden anders wordt de mail op goed geconfigureerde mailservers, geweigerd omdat alleen onze mailserver in het [SPF](https://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework) record staan.
Wanneer je nu een nieuwe mail gaat samenstellen kun je bovenaan kiezen uit verschillende `From` keuzes.
Markdown is supported
0% or
You are about to add 0 people to the discussion. Proceed with caution.
Finish editing this message first!
Please register or to comment