Voeg een handleiding over hoe je mail identities te gebruiken toe.

parent 742c37a1
# Hoe te mailen vanuit je functie
Binnen het bestuur en een commissie (zoals de programma commissie) vervul je een taak. Bij de meeste functies hoort een emailadres. Denk aan functies als de voorzitter, penningmeester en secretaris. Die hebben elk een mailadres met die functie er in zodat mensen niet naar een persoon, maar naar een functie kunnen mailen. Aan- en afmeldingen kunnen altijd naar `[email protected]` gestuurd worden, ongeacht wie er op dat moment die functie bekleed.
Binnen onze mailsoftware is er een map `secretaris`. Alle mail voor `[email protected]` komt daarin.
Om zaken voor de ontvangers duidelijk te houden is het daarom belangrijk dat mail ook verzonden wordt met `[email protected]` als _afzender_.
Ook is het belangrijk dat wanneer een ontvanger reageert op een mail, afkomstig van secretaris, deze reactie weer aan `[email protected]` wordt verzonden.
Ten slotte willen we graag een overzicht behouden van wat er vanuit verschillende functie verstuurd wordt, zonder dat de secretaris steeds mails uit de `Sent items` map naar de `secretaris` map moet verplaatsen. Daarom voegen we hieronder steeds ook een `BCC` naar onze eigen functie in. Dat is met name belangrijk wanneer meerdere mensen gezamenlijk een functie bekleden, zoals bijvoorbeeld in de programma commissie. Ieder lid dat in de `progcie` map kan kijken ziet meteen dat een mail beantwoord is.
Deze manual legt uit hoe je onze mailsoftware (Roundcube) zo kunt instellen dat dit goed werkt.
## Een signature instellen
- Ga naar het instellingen scherm `Identities`.
- _In de mailsoftware is een knop `Settings`, rechtsboven met een tandwieltje er naast. Klik daar op._
- _Klik in het menu, dat nu aan de linkerkant verschijnt, op `Identities`._
- Klik onderaan op de `+` knop.
- Voeg een identity toe met de volgende eigenschappen onder **Settings**:
|Setting|Value|
|---|---|
|Display Name|Secretaris NLLGG|
|Email|`[email protected]`|
|Company|Nederlandse Linux Gebruikers Groep|
|Reply-to|`[email protected]`|
|Bcc|`[email protected]`|
Als je ook mails op persoonlijke titel moet kunnen versturen stel we `Set default` het beste niet in.
- Voeg vervolgens deze **Signature** toe:
```
Met vriendelijke groet,
JOUW EIGEN NAAM, secretaris Nederlandse Linux Gebruikers Groep
https://nllgg.nl/
https://gitlab.com/nllgg/
https://www.meetup.com/Nederlandse-Linux-Gebruikers-Groep-Bijeenkomsten/
https://twitter.com/NLLGG
https://facebook.com/NLLGG
m: 06-JOUW EIGEN TELEFOONNUMMER
Join ons op IRC, irc.oftc.net/#nllgg
```
_Let op dat je je naam en telefoonnummer vervangt._
Omdat we nog een flink aantal leden met mailsoftware zonder HTML ondersteuning hebben, maken we hier, op dit moment, geen `HTML signature` van.
- Herhaal dit process voor je persoonlijke mail, maar dan zonder dat `Reply-To` adres en `BCC` adres.
- Wanneer je meerdere functies bekleed herhaal je dit voor elke afzonderlijke functie.
Wanneer je nu een nieuwe mail gaat 'composen' kun je bovenaan kiezen uit verschillende `From` keuzes.
Ik heb deze manual alleen geschreven voor onze Roundcube installatie. Aanvullingen voor andere software zijn van harte welkom. Let daarbij op dat mail ook via onze server uitgezonden moet worden anders wordt de mail op goed geconfigureerde mailservers, geweigerd omdat alleen onze mailserver in het [SPF](https://en.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework) record staan.
Markdown is supported
0%
or
You are about to add 0 people to the discussion. Proceed with caution.
Finish editing this message first!
Please register or to comment